Datei- & Dokumentenverwaltung

Dateien sicher und einfach verwalten

Mit der Datei­ver­wal­tung machst du Dateien – egal ob Doku­mente, Bil­der oder sogar Pod­casts – jeder­zeit und für die rich­ti­gen Leute zugäng­lich. Bestimme ganz ein­fach, wel­che Dateien für die interne Nut­zung gedacht sind und wel­che Nut­zer­grup­pen wor­auf zugrei­fen kön­nen. So geht nichts mehr ver­lo­ren und end­lich ist Schluss mit dem läs­ti­gen Papier­kram.
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Dateien verwalten

Lade Dateien hoch, orga­ni­siere sie in Ord­nern und finde alles über die Suche wie­der. PDF, Word, Excel, Bil­der – alle gän­gi­gen For­mate wer­den unter­stützt.

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Zugriffsrechte & Freigaben

Bestimme wer Zugriff hat: nur Ver­wal­tung, bestimmte Grup­pen, alle Nutzer*innen oder öffent­lich. Die Steue­rung läuft über die vor­han­de­nen Nut­zer­grup­pen.

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Bildergalerien

Erstelle Bil­der­ga­le­rien für Events, Team­le­ben oder Pro­jekte. Die Gale­rien kön­nen in der App ange­zeigt oder auf der Web­site ein­ge­bun­den wer­den.

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Videos

Lade Videos hoch und stelle sie intern oder exter­nen Nut­zer­grup­pen bereit. Ideal für Trai­nings­vi­deos, Berichte oder Ver­an­stal­tungs­mit­schnitte.

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Podcasts

Hoste dei­nen eige­nen Pod­cast direkt über vynst. Du bekommst einen RSS-Feed, den du bei Spo­tify, Apple Pod­casts und ande­ren Platt­for­men ein­rei­chen kannst.

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Dokumentenverwaltung

Lagere Sat­zun­gen, Ver­träge und Richt­li­nien zen­tral ab – mit Ver­si­ons­his­to­rie. So wis­sen alle, wel­che Ver­sion aktu­ell ist.

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Externe Freigabe

Stelle Doku­mente nicht nur inner­halb von vynst bereit, son­dern auch extern – zum Bei­spiel als Down­load-Bereich auf dei­ner Web­site. Sat­zun­gen, For­mu­lare oder Info­ma­te­rial zen­tral ver­füg­bar.

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Defi­niere Inhalte, die auf Bild­schir­men in Ein­gangs­hal­len, Emp­fangs­be­rei­chen oder Gemein­schafts­räu­men ange­zeigt wer­den – News, Events, Bil­der oder indi­vi­du­elle Inhalte, zen­tral aus vynst gesteu­ert.

Screenshot: Dateiverwaltung - Mediengruppen
Screen­shot: Datei­ver­wal­tung – Medi­en­grup­pen
Screenshot: Dateiverwaltung - Datei-Liste
Screen­shot: Datei­ver­wal­tung – Datei-Liste
Screenshot: Dateiverwaltung - Podcast
Screen­shot: Datei­ver­wal­tung – Pod­cast

Noch mehr nützliche Funktionen…

Aufgaben- & Anfragen-System

So wissen alle was zu tun ist

Behalte den Über­blick über alle inter­nen Auf­ga­ben sowie Anfra­gen aus der App. Der Sta­tus zeigt auf einen Blick, wel­che Auf­ga­ben noch offen sind und wo auf eine Ant­wort gewar­tet wird. Die Kom­mu­ni­ka­tion wird durch direk­ten Nach­rich­ten­aus­tausch ver­ein­facht, sodass alle Betei­lig­ten stets auf dem neu­es­ten Stand sind. Falls Doku­mente benö­tigt wer­den, kön­nen diese direkt ange­fragt und bereit­ge­stellt wer­den.

Datenimport & ‑export

So einfach kann das Arbeiten mit Daten sein

Alle Daten kön­nen nicht nur inner­halb der Soft­ware genutzt, son­dern auch jeder­zeit expor­tiert wer­den. Dabei hast du die Wahl zwi­schen ver­schie­de­nen Datei­for­ma­ten wie CSV, Excel, JSON oder XML. Genauso unkom­pli­ziert ist auch der Import – zum Bei­spiel, wenn du neue Kon­takte, Abtei­lun­gen oder Res­sour­cen mit nur weni­gen Klicks in einem Rutsch anlegst.

E‑Mails, News & Kommunikation

Halte dein Team auf dem Laufenden

Für die direkte Kom­mu­ni­ka­tion schickst du ein­fach eine E‑Mail an eine ein­zelne Per­son oder ein gan­zes Team – indi­vi­du­ell for­mu­liert oder aus Vor­la­gen erstellt. Über die News-Funk­tion ver­öf­fent­lichst du Arti­kel als Blog-Bei­träge direkt in der App. Und das Beste: Über die meiste Kom­mu­ni­ka­tion musst du dir gar keine Sor­gen machen. Fällt ein Ter­min aus oder ändert sich der Raum? Sobald die Infor­ma­tion hin­ter­legt ist, wer­den alle Teilnehmer*innen auto­ma­tisch infor­miert.