Funktionen

Ganz gleich, ob du 10 oder 10.000 Kon­takte ver­wal­test – mit vynst hast du alle Per­so­nen- und Fir­men­da­ten zen­tral im Blick. Offene Zah­lun­gen, aktive Pro­jekte oder indi­vi­du­elle Attri­bute: Du behältst jeder­zeit den Über­blick. Ver­walte Ein­zel­per­so­nen, Fami­lien, Teams oder Unter­neh­men in einem Sys­tem und bilde Bezie­hun­gen genau so ab, wie du sie benö­tigst.

Ob vor Ort Ver­an­stal­tung, digi­tale Zusam­men­kunft oder Work­shops. vynst unter­stützt dich bei der Orga­ni­sa­tion dei­ner Ter­mine. Du kannst ein­zelne oder wie­der­keh­rende Kurse genau so ein­fach hin­ter­le­gen, wie du eine Mee­ting oder ein Kon­zert planst. Deine Teilnehmer*innen kön­nen sich direkt online anmel­den, ggf. auch mit Warte- und Anwe­sen­heits­lis­ten bei Nach­weis­pflich­ten. Auch kos­ten­pflich­tige Ange­bote kön­nen damit rea­li­siert und auto­ma­tisch abge­rech­net wer­den.

Die Ver­wal­tung von Räu­men und Res­sour­cen sorgt für Klar­heit – ist der Ten­nis­platz oder ein Bespre­chungs­raum bereits gebucht, lässt er sich für den glei­chen Zeit­raum nicht noch­mals reser­vie­ren. Plane genau, wie du es brauchst: Von der Buchung von Räu­men für Kurse und Events bis hin zur Reser­vie­rung von Res­sour­cen wie Team­fahr­zeu­gen. Preise kön­nen direkt hin­ter­legt und die Abrech­nung auto­ma­tisch durch­ge­führt wer­den.

Behalte den Über­blick über alle inter­nen Auf­ga­ben sowie Anfra­gen aus der App – von Mit­glie­dern oder Kund*innen. Der Sta­tus zeigt auf einen Blick, wel­che Auf­ga­ben noch offen sind und wo even­tu­ell auf eine Ant­wort gewar­tet wird. Die Kom­mu­ni­ka­tion wird durch einen direk­ten Nach­rich­ten­aus­tausch ver­ein­facht, sodass alle Betei­lig­ten stets auf dem neu­es­ten Stand sind. Falls Doku­mente benö­tigt wer­den, kön­nen diese direkt mit ange­fragt und bereit­ge­stellt wer­den – für eine rei­bungs­lose Zusam­men­ar­beit.

Mit der Datei­ver­wal­tung machst du Dateien – egal ob Doku­ment, Bil­der oder sogar Pod­casts – jeder­zeit und für die rich­ti­gen Leute zugäng­lich. Bestimme ganz ein­fach wel­che Dateien für die interne Nut­zung gedacht sind und wel­che Nut­zer­grup­pen auf wel­che For­mu­lare zugrei­fen kön­nen sol­len. So geht nichts mehr ver­lo­ren und end­lich ist Schluss mit dem läs­ti­gen Papier­kram.

Alle Daten kön­nen nicht nur inner­halb der Soft­ware genutzt, son­dern auch jeder­zeit expor­tiert wer­den. Dabei hast du die Wahl zwi­schen ver­schie­de­nen Datei­for­ma­ten wie CSV, Excel, JSON oder XML. Genauso unkom­pli­ziert ist auch der Import – zum Bei­spiel, wenn du neue Kon­takte, Abtei­lun­gen oder Res­sour­cen mit nur weni­gen Klicks und in einem Rutsch anlegst.

Voll­kom­men egal um wel­ches Doku­ment es geht, du erstellst ein­fach eine Vor­lage dafür – defi­nierst ihren Zweck und wer sie benutz­ten darf – und schon kannst du los legen. Selbst­ver­ständ­lich kannst du dabei, wie in den E‑Mails auch, Inhalte wie Namen, Mit­glieds­num­mern und vie­len wei­te­ren vor­han­de­nen Fel­dern auto­ma­tisch aus­fül­len las­sen. Nach­weise die von dei­nen Nutzer*innen erbracht wer­den müs­sen, kön­nen ein­fach über die App hoch­ge­la­den wer­den und sind dann direkt mit der Per­son ver­knüpft. Damit sind auch hier alle Infor­ma­tio­nen durch­weg nach­voll­zieh­bar.

Mit nur einem Klick hast du sofort einen Über­blick über die aktu­el­len Zah­len oder offene Zah­lun­gen. Zukünf­tig kannst du nicht nur aktu­elle Werte in unse­ren Sta­tis­ti­ken ein­se­hen, son­dern auch Pro­gno­sen für zukünf­tige Trans­ak­tio­nen anzei­gen las­sen. So triffst du fun­dierte Ent­schei­dun­gen auf Basis von Daten und schaust mit mehr Sicher­heit in die Zukunft.

Wenn du eure Kon­to­be­we­gun­gen impor­tierst, erstellt vynst auto­ma­tisch für jeden Umsatz eine Trans­ak­tion und gleicht diese mit bestehen­den Trans­ak­tio­nen ab, die bei der Abrech­nung von z.B. Bei­trä­gen erstellt wur­den. Somit kön­nen Rech­nung auto­ma­tisch als bezahlt mar­kiert wer­den und du erhältst für jede Per­son oder Firma eine Über­sicht über das jeweils aktu­elle Saldo.

Okay, jetzt wird es viel­leicht etwas tech­ni­scher, aber wir ver­su­chen es ein­fach zu hal­ten. Alle Daten in vynst sind direkt per REST-API Schnitt­stelle zu errei­chen. Somit kannst du nicht nur unsere Apps benut­zen, son­dern auch deine Daten in andere Ser­vices und Sys­teme inte­grie­ren. Zum Bei­spiel kön­nen alle Events als Liste direkt auf dei­ner Web­site inte­grie­ren oder auch die Zugangs­be­rech­ti­gung von Schließ­an­la­gen, auf Basis der Zuge­hö­rig­keit zu einer Sparte oder eines Teams, ver­ge­ben wer­den. Selbst­ver­ständ­lich ach­ten wir dabei auf Sicher­heit und Daten­schutz und es kön­nen nur die dafür von dir frei­ge­ge­ben Daten abge­ru­fen wer­den. Wir arbei­ten ste­tig daran wei­tere Dienste direkt anzu­bin­den, damit dein Work­flow noch ein­fa­cher wird. Aktu­ell haben wir fol­gende Dienste und Ser­vices direkt ange­bun­den: Lani­sta, Google Workspaces, sip­gate, myYOLO und fitnessRaum.de

Mit vynst behältst du stets den Über­blick über die Arbeits­zei­ten dei­nes Teams, ob Mitarbeiter*innen oder Trainer*innen. Die Zeit­er­fas­sung erfolgt ganz ein­fach und lässt sich pro­blem­los anpas­sen. Die Urlaubs- und Abwe­sen­heits­pla­nung wird ebenso trans­pa­rent und effi­zi­ent ver­wal­tet, sodass du jeder­zeit weißt, wer wann ver­füg­bar ist. Bei Krank­mel­dun­gen hast du alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen auf einen Blick und kannst gezielt pla­nen. Zudem hast du die Mög­lich­keit Arbeits­ver­trä­gen zu ver­wal­ten, sodass wich­tige Ver­trags­de­tails stets griff­be­reit sind. Alles, was du für ein gut orga­ni­sier­tes Per­so­nal­ma­nage­ment brauchst, zen­tral an einem Ort.